Fremgangsmåte - hvordan arrangeres en lokal fagdag med opptak, fra A til Å

Dere bestemmer dere for en dag dere vil avsette til faglig opplæring, etter- eller videreutdanning av helsepersonellet. Det er mest kostnadseffektivt å fastsette en hel fagdag, da prisen ikke vil være lavere for en halv dag.

Ønsker dere å halvere kostnaden gjør dere det ved å gå sammen med én annen kommune, eventuelt er dere inntil 4 kommuner som går sammen, slik at prisen pr kommune blir 25 %.

Sjekk om datoen er ledig for Helseadvokaten ved å bruke Reservasjonskalenderen. Er den ledig - reserver datoen med en gang! Det gjør dere helt uforpliktende, og da er dagen ikke lenger tilgjengelig for andre å reservere. Ikke vent til alt annet er klart - da kan datoen være opptatt. Dere trenger (ennå) ikke å ta kontakt med Helseadvokaten - han får beskjed om deres interesse når dere reserverer dagen, og tar da kontakt med dere.

Dere bestemmer hvilket lokale kurset skal være i, og det kreves kun at det er plass til dere og vår produsent med kamera, og at det er mulighet for digital fremvisning av Helseadvokatens presentasjon (Powerpoint). Det er også praktisk, men ingen betingelse at lokalet har internettilgang.

Vi håndterer alle typer lokaler, og har holdt kurs i for eksempel flere ærverdige kommunestyresaler i rådhus, i kinoer, på sykehus, i private klinikker, på hoteller, konferansesteder, helsestasjoner, gjestegårder, større hytter, og i store forelesningssaler med direkte overførsel til andre forelesningssaler.

Straks dere har funnet egnet lokale, er alt klart for å inngå avtale med Helseadvokaten. Helseadvokaten har standardiserte avtaler for de ulike typer fagdager. Er det flere oppdragsgivere må én oppdragsgiver være avtalepart på vegne av alle, med én fast kontaktperson overfor Helseadvokaten.

Avtale inngås kun med Helseadvokaten, som også omfatter arbeidet til produsenten. Dere mottar kun én faktura, og ved flere oppdragsgivere vil det være oppdragsgiveren som er avtalepart. Helseadvokaten har avtaler og gjennomfører intern fakturering med sin produsent. Endelig dagsorden for kurset trenger ikke være avklart når avtalen signeres, og dette skreddersys i fellesskap.

Dagsorden skreddersys i samarbeid mellom partene, slik at dere får akkurat det innholdet dere ønsker. Vår Inspirasjonsliste som vi på anmodning gi dere tilgang til ved å sende passord, vil gi dere noen tanker om hva som kan være aktuelle temaer. En metode noen benytter får å avklare temaene er at kursansvarlig hos oppdragsgiver oppfordrer sitt helsepersonell til å melde inn spørsmål og ønsker de måtte ha for fagdagen på e-post innen en bestemt frist. Ønskene videreformidles så av kursansvarlig til Helseadvokaten, og inngår i fastsettelse av temaene som skal behandles på fagdagen.

I god tid før fagdagen besiktiger produsenten lokalene, for å planlegge teknisk oppsett for opptaket (utstyrskrav, kameraplassering, lyd- og lysforhold mv). Er lokalene langt unna Oslo, tas det i stedet kontakt med teknisk personale som kjenner lokalet og hvordan det er utstyrt (AV-utstyr, lokalets utforming, størrelse etc).

Helseadvokaten forbereder seg til fagdagen ved å utarbeide en skriftlig presentasjon, som blir tilgjengelig for nedlasting i etterkant. Omtrent 2-4 dager før fagdagen sender Helseadvokaten oppdragsgiveren et Informasjonsskriv om foredrag med opptak - til deltakerne. Dette er en skriftlig orientering til deltakerne om hvordan fagdagen vil foregå, som oppdragsgiveren må videresende (.pdf-dokument) til deltakerne i uendret stand.

På fagdagen trenger produsenten og Helseadvokaten tilgang til lokalene ca 2 timer før kursstart, for klargjøring av en kameraplass, og testing av video-, lyd- og lysforhold. Kameraet vil normalt plasseres langt bak, eventuelt litt ut mot siden i lokalet, med fri sikt til Helseadvokaten.

Vi benytter alltid eget kamera og opptaksutstyr, og vår egen meget sensitive mikrofon (mygg på jakkeslaget til Helseadvokaten) for opptak, uavhengig av hva som er i lokalene. Krever lokalenes utforming unntaksvis at det benyttes egen mikrofon når deltakerne stiller spørsmål eller kommentarer, testes dette ut på forhånd.

Fagdagen avholdes mens produsenten gjør opptak av video og lyd. Produsenten følger Helseadvokaten med kameraet som er diskré plassert i lokalet.

Videoopptaket er hele tiden fokusert på Helseadvokaten, slik at ingen av deltakerne kommer med på opptaket. Skulle det likevel skje blir disse fjernet fra det publiseringsklare opptaket. Ved spørsmål og kommentarer fra deltakerne, følger kameraet fortsatt kun Helseadvokaten. Det gjøres ikke videoopptak i pausene, hvor deltakerne beveger seg rundt i lokalet.

Etter fagdagen er gjennomført går produsentene gjennom hele opptaket, i samarbeid med Helseadvokaten, og klargjør det til et publiseringsklart format. Dette skjer normalt innen 2-5 virkedager etter fagdagens slutt. Er det avtalt tilleggstjenester kan det ta lengre tid.

Videoopptak kontrolleres grundig, og eventuelle deltakere eller andre som ufrivillig har kommet med, blir klippet vekk eller "blurret ut". Lyd blir kontrollert, og om nødvendig elektronisk forsterket. Spørsmål og kommentarer fra deltakerne blir gjerne tekstet, samtidig som bildet "blurres ut", noe som gir en flott effekt på det digitale opptaket.

Videoopptaket indekseres slik at man kan gå rett til de enkelte temaene på fagdagen. Den skriftlige presentasjonen (Powerpoint) klargjøres for digital nedlasting, og konverteres til .pdf-format med full hyperlenking.

Straks det publiseringsklare opptaket er ferdigstilt, programmeres og klargjøres en nettside på helseadvokaten.no, særskilt utarbeidet for berettigede deltakere hos oppdragsgiver(ne). Innholdet på nettsiden blir skjermet bak en passordbeskyttelse, hvor det legges ut følgende materiale:

1. Videoopptaket i publiseringsklart format tilgjengelig for anonym strømming via videoavspillingstjenestene til Vimeo® eller Youtube®. Det er ingen begrensninger i antall avspillinger, antall samtidige brukere, antall pålogginger eller hvor mange ganger berettigede deltakere kan se på videoopptaket i tilgangsperioden.
2. Den skriftlige presentasjonen (Powerpoint) i .pdf-format, tilgjengelig for nedlasting.
3. Uhøytidelig og anonym flervalgsprøve ("multiple choice") med oppgaver fra temaene på fagdagen, med begrunnet fasit og en tilhørende "karaktersetting" (score) som blir tilgjengelig rett etter innlevering.
4. Digitalt anonymisert evalueringsskjema for fagdagen (som vi oppfordrer til å benytte).

Eventuelle tilleggstjenester klargjøres etter nærmere avtale.

Kontaktperson hos oppdragsgiver får tilsendt lenke og passord for tilgang. Oppdragsgiver sørger for å formidle lenke (URL) og passord til berettigede deltakere.

Opptaket blir tilgjengelig i 30 dager - tilgangsperioden - regnet fra det ble gjort tilgjengelig fra Helseadvokaten.

Når tilgangsperioden på 30 dager utløper, opphører passordet å fungere. Selv om passordet ikke lenger fungerer, betyr ikke det at opptaket er slettet.

Skulle oppdragsgiver ønske senere tilgang til de digitale tjenestene, kan forlenget tilgang bestilles for enten 30, 60 eller 100 dagers sammenhengende tilgang. Det er praktisk for helsepersonell som ønsker repetisjon, nyansatte man ønsker skal få sett fagdagen, personer som kommer tilbake fra sykemeldinger/ permisjoner, eller der kommunen for eksempel ønsker å tilby nye grupper tilgang (fremmedspråklige mv).

Oppdragsgiver velger selv startdato for ny tilgangsperiode. Oppdragsgiver får 50 % rabatt på senere digital tilgang til tidligere opptak. Til illustrasjon vil tilgang i for eksempel ytterligere 100 dager koste kr 12 000 ekskl mva for oppdragsgiver.

Oppdragsgiver kan fritt velge å kjøpe tilleggstjenester (til vanlig pris) selv om det ikke var gjort på opprinnelig visning. Videoopptaket fra fagdagen kan for eksempel tekstes til ukrainsk, arabisk eller et samisk språk, for å oppfylle ytterligere behov eller krav.